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Diagnóstico de
capacitación
efectivo

El presente artículo tiene como propósito dar a conocer diferentes técnicas para diagnosticar y responder a las necesidades de capacitación en tu empresa, considerando tanto los perfiles de los puestos que integran su estructura organizacional y el ámbito de su competencia, como los requerimientos de formación y capacitación necesarios para la consecución de los objetivos y planes de desarrollo.

Al buscar la manera de satisfacer una necesidad o de resolver un problema, y antes de aplicar un programa de capacitación que logre ese objetivo, es necesario responder varias preguntas, aquellas que te permitan realizar un diagnóstico fiel de la situación:

1. ¿Qué necesidad satisfago o qué problema resuelvo con una capacitación?
2. ¿Quiénes necesitan capacitación?
3. ¿En verdad necesitan capacitación?
4. ¿Qué nivel de profundidad debe tener la capacitación?
5. ¿Cuánto me va a costar?

Pero tales preguntas no tienen respuestas automáticas ni necesariamente obvias, por lo que conviene primero…

a) Determinar qué se va a hacer para encontrar las respuestas, dónde se habrá de buscar las respuestas y quiénes deberán estar involucrados en la formulación de las respuestas.

b) Seleccionar la técnica o las técnicas que se utilizarán y los instrumentos necesarios para recabar esta información.

Una vez obtenida la información, ésta habrá de dividirse y depurarse mediante la identificación tanto de las coincidencias y las divergencias como de los colaboradores vinculados con cada problema hallado. Asimismo, será necesario determinar la gravedad de cada problema y el costo de las soluciones.

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A continuación, presentamos algunas técnicas para recopilar información, obtener un diagnóstico claro y decidir el tipo de capacitación que conviene aplicar. Estas técnicas permiten comparar el ser con el deber ser:

Revisión de resultados del análisis de puestos

Mediante esta revisión, podrás determinar los estándares de perfiles, conocimientos y habilidades requeridos para cada puesto. Te recomendamos hacer, posteriormente y con alguna otra herramienta de recopilación de información, un comparativo entre el perfil de tu personal y el requerido para el puesto. De esta manera, sabrás que áreas temáticas debes reforzar y en que puestos aplicar la capacitación.


Inventario de habilidades con las que cuenta el personal

A partir del análisis de puestos podrás elaborar un inventario de habilidades necesarias que debe tener o desarrollar el personal para generar la productividad necesaria en cada puesto, y establecer un plan de capacitación para el desarrollo de las mismas.


Revisión de resultados de la evaluación de desempeño de los trabajadores

Ésta es una de las herramientas más eficaces para el diagnóstico, ya que te permite comparar el desempeño de las personas con los estándares establecidos para el puesto que ocupa o que deseas que ocupe a futuro. La revisión te permitirá saber en qué áreas debe incrementarse el nivel de desempeño del trabajador.


Buzón de quejas de los clientes

Esta información es útil, pero no debe ocuparse por sí sola para determinar las necesidades de capacitación, ya que involucra otros aspectos sobre la percepción y los sentimientos de tus clientes acerca de otros elementos (las características de tus productos o tus servicios, por ejemplo). Revisa la frecuencia de las quejas y utiliza esta información junto con otra técnica de análisis de problemáticas. Esta información tiene un alto nivel de valoración para los puestos que están de cara al cliente.


Evidencias arrojadas de la aplicación de un FODA o el análisis de problemáticas de la empresa

Gran parte de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades detectadas en un análisis FODA o similar, puede ser atendida a través de procesos de capacitación y formación de personal, incluso cuando estos resultados implican cambios estructurales y de cultura en la empresa para la adaptación del personal a los nuevos protocolos de trabajo


Resultados de la aplicación de exámenes de conocimientos a los trabajadores

Los trabajadores no gustan de la aplicación de evaluaciones. Sin embargo, estas son necesarios cuando se trata de someter a concurso un puesto u otorgar un ascenso en la estructura organizacional, porque nos permiten identificar las necesidades de capacitación que requiere el colaborador al que deseamos impulsar.


Resultados de entrevistas estructuradas o abiertas

Son de mucha utilidad para la confirmación de datos arrojados por otra técnica de detección de necesidades de capacitación, así como para conocer las necesidades personales de tus trabajadores. Consiste en recabar información a través del dialogo entre el entrevistador y el trabajador, con el fin de preguntarle qué aspectos considera o desearía reforzar con capacitación. De igual manera, puedes entrevistar a los jefes directos de los trabajadores sobre las habilidades o necesidades de capacitación qué ellos consideran convenientes para el personal a su cargo.


Resultados de encuestas y observación directa

A partir de la observación directa sobre la conducta y el desempeño de habilidades del personal, puedes hacer una comparación entre dichas habilidades y el patrón esperado en el puesto que ocupan. De esta manera, detectarás las deficiencias y la necesidad específica de capacitación.


Aplicación de cuestionario de capacitación

A través de la aplicación de un cuestionario diseñado de forma impresa que contenga una lista de preguntas específicas, reúnes información sobre los conocimientos, las habilidades y las opiniones, lo que te permitirá conocer las necesidades específicas de capacitación (te sugerimos que el cuestionario contenga preferentemente reactivos de opción múltiple y que sea mínimo el uso de reactivos de respuesta abierta).


Revisión de planes de desarrollo

Si has diseñado tablas de remplazo o establecido un programa de vida y carrera para tus trabajadores, requieres de un diseño de capacitación programada basada en las necesidades de capacitación para la ocupación presente y futura de cada puesto, así como los aspectos de innovación tecnológica y nuevas formas en el desempeño de los procesos de trabajo de la empresa, lo que te permitirá no sólo impulsar el desarrollo de tus trabajadores sino mantenerte a la vanguardia de la competencia.


Aplicación de técnicas en paneles de discusión dirigida, foros, mesas redondas y diálogos

Éste es un procedimiento usualmente realizado por consultores externos especializados en la detección de necesidades de capacitación, quienes, a través de las técnicas de recopilación de información ya mencionadas, confirman los datos recabados en el diagnóstico.

La mejor técnica para la detección efectiva de necesidades de capacitación es aquella que mejor se adapta a la investigación de las necesidades reales y prioritarias de tu empresa.

Para la elección de un efectivo diagnóstico de capacitación, toma en cuenta las circunstancias que producen y condicionan las necesidades de capacitación (los cambios constantes en el entorno y en las estructuras empresariales, las tendencias innovadoras que alteran los modelos clásicos y la aplicación de nuevos modelos de trabajo y aprendizaje, entre otras).


Gestión del talento

Asegúrate de que el conocimiento que genera el talento no se pierda cuando una persona se va. Y esfuérzate siempre por estar al tanto de las nuevas tendencias y las nuevas técnicas en adquisición de conocimiento. Todos los miembros de la organización te agradecerán el hecho de que mantengas en forma a tu organización.